Loading...
HomeMy WebLinkAboutReso - CC - 064-2024RESOLUTION NO. 064-2024 A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF BURLINGAME AMENDING THE CITY USER FEE COST RECOVERY POLICY WHEREAS, the City of Burlingame has the authority to revise fee charges for providing any product, service, or enforcement of various regulations under the general laws of the State of California, including Government Code Sections 54985 et seq. and 66010 et seq.; and WHEREAS, in order to ensure that the cost of such services and facilities is borne by the users of said services and facilities in a fair and equitable manner, the City periodically adjusts the fees for services and facility use to ensure that the fees charged reflect the actual costs to the City and the City’s taxpayers in providing those services and facilities; and WHEREAS, a User Fee Cost Recovery Policy provides a guideline for setting fees relative to the full costs of service; and WHEREAS, the policy establishes and articulates the rationale for various levels of cost recovery for different services; and WHEREAS, the User Fee Cost Recovery Policy for the City of Burlingame should be reviewed annually, to serve as the foundation for updates to the City’s Master Fee Schedule, and to ensure that the policy remains current with government financial best practices; and WHEREAS, as part of the User Fee study process, the City updated the User Fee Cost Recovery Policy accordingly. NOW, THEREFORE, THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF BURLINGAME DOES HEREBY RESOLVE AND ORDER AS FOLLOWS: The Amended User Fee Cost Recovery Policy as shown on the attached Exhibit A is hereby adopted. Donna Colson, Mayor I, Meaghan Hassel-Shearer, City Clerk of the City of Burlingame, hereby certify that the foregoing Resolution was duly and regularly introduced and adopted at a regular meeting of the Burlingame City Council held on the 6th day of May, 2024, by the following vote: AYES: NOES: ABSENT: Councilmembers:BEACH,BROWNRIGG,COLSON,PAPPAJOHN,STEVENSON Councilmembers:NONE Councilmembers:NONE Meaghan Hassel-Shearer, City Clerk DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 1 of 17 Purpose:  A clear User Fee Cost Recovery Policy will allow the City of Burlingame to provide an ongoing, sound basis  for setting fees that allows charges and fees to be periodically reviewed and updated based on  predetermined, researched and supportable criteria that can be made available to the public.  Background:  The City Council has traditionally approved a Master Fee Schedule as part of the budget process.  City  user fees are adjusted to reflect the annual increase in costs that are adopted for the ensuing budget  year.  The fee adjustments are not automatic.  They require an annual review and approval by the City  Council. An annual review and update ensures that fees reflect current costs to provide services, allows  the addition of fees when applicable for new City services, and provides for the elimination of fees for  discontinued services.    A City‐wide Cost Allocation Plan provides a methodology for data‐based distribution of administrative and  other overhead charges to programs and services.  A Cost of Services Study allows the determination of  the full cost of providing each service for which a fee is charged, and lays the final groundwork needed for  development of a values‐based and data‐driven User Fee Cost Recovery Policy.  The most recent Cost  Allocation Plan and Cost of Services Study was completed in April 2204.  Comments and direction from  the Master Fee Schedule Updates subsequent to the study were used to prepare this Fiscal Policy.  Policy:  The policy has three main components:  Provision for ongoing review Process of establishing cost recovery levels o Factors to be Considered Target Cost Recovery Levels o Parks and Recreation Programs o Development Review Programs o Public Works Services o Public Safety Services o Library o Administrative Services Provision for ongoing review  Fees will be reviewed at least annually in order to keep pace with changes in the cost of living and  methods or levels of service delivery. In order to facilitate a fact‐based approach to this review, a  comprehensive analysis of the city's costs and fees should be made every five to eight years.  In the  interim, fees will be adjusted by annual cost factors reflected in the appropriate program's operating  budget, or by referencing the Consumer Price Index (CPI‐U), San Francisco Area for the month of  February of the current fiscal year.  Process of establishing user fee cost recovery levels  The following factors will be considered when setting service fees and cost recovery levels:  1.Community‐wide vs. special benefit DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 2 of 17  The use of general purpose revenue is appropriate for community‐wide services while user  fees are appropriate for services that are of special benefit to individuals or groups.  Full cost  recovery is not always appropriate.    2. Service Recipient Versus Service Driver   Particularly for services associated with regulated activities (development review, code  enforcement), from which the community eventually benefits, cost recovery from the  "driver" of the need for the service (applicant, violator) is appropriate.    3. Consistency with City public policies and objectives   City policies and Council goals focused on long‐term improvements to community quality of  life may also impact desired fee levels, as fees can be used to change community behaviors,  promote certain activities or provide funding for pursuit of specific community goals, for  example: health and safety, environmental stewardship.    4. Impact on demand (elasticity)   Pricing of services can significantly impact demand. At full cost recovery, for example, the  City is providing services for which there is a genuine market not over‐stimulated by  artificially low prices. Conversely, high cost recovery may negatively impact lower income  groups and this can work against public policy outcomes, especially if the services are  specifically designed to serve particular groups.    5. Discounted Rates and Surcharges   Rates may be discounted to accommodate lower income groups or groups who are the target  of the service, such as senior citizens or residents.   Higher rates are considered appropriate for non‐residents to further reduce general fund  subsidization of services.    6. Feasibility of Collection   It may be impractical or too costly to establish a system to appropriately identify and charge  each user for the specific services received. The method of assessing and collecting fees  should be as simple as possible in order to reduce the administrative cost of collection.    Target cost recovery levels  1. Low cost recovery levels (0% ‐ 30%) are appropriate if:   There is no intended relationship between the amount paid and the benefit received   Collecting fees is not cost‐effective   There is no intent to limit use of the service   The service is non‐recurring   Collecting fees would discourage compliance with regulatory requirements   The public at large benefits even if they are not the direct users of the service    2. High cost recovery levels (81% ‐  100%) are appropriate if:   The individual user or participant receives the benefit of the service  DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 3 of 17  Other private or public sector alternatives could or do provide the service   For equity or demand management purposes, it is intended that there be a direct  relationship between the amount paid and the level and cost of the service received   The use of the service is specifically discouraged   The service is regulatory in nature    3. Services having factors associated with both cost recovery levels would be subsidized at a mid‐ level of cost recovery (31% ‐ 80%).    General categories of services tend to fall logically into the three levels of cost recovery above and can  be classified according to the factors favoring those classifications for consistent and appropriate fees.   Primary categories of services include:   Parks and Recreation Programs   Development Review Programs ‐ Planning and Building   Public Works Department‐ Engineering, Utilities, and Maintenance   Public Safety   Library   Administrative Services    Parks and Recreation Programs  Cost analyses of Parks and Recreation activities do not follow a typical unit‐based approach, as the unit  costs for these types of programs are largely affected by the participation numbers, which can vary  significantly in each instance.  Instead, the cost analysis for the Parks and Recreation Department consists  of a comparison of the overall full cost and revenue of each program area.  The individual activities are  grouped into the nine different program areas shown below.    General Categorization of Programs, Services,  Activity, and Facilities  Low Cost  Recovery (0‐ 30%)  Mid Cost  Recovery (31‐ 80%)  High Cost  Recovery (81‐ 100%)    Parks       Park and Playground Maintenance X      Tennis Courts X      Dog Park X      Street Banner Hanging X      Landscape Maintenance X     Arborist Services       Tree Plantings   X    Protected Tree Removal Permits   X   Recreation Programs: Senior Services       Senior Activities X      Bingo‐N‐Bag Lunch X     DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 4 of 17 General Categorization of Programs, Services,  Activity, and Facilities  Low Cost  Recovery (0‐ 30%)  Mid Cost  Recovery (31‐ 80%)  High Cost  Recovery (81‐ 100%)    Recreation Programs: Youth Services       Pre‐School and Enrichment   X    Youth Camps/ Trips   X   Recreation Programs: Teen Services       Youth Advisory Committee X     Recreation Programs: Leisure Classes       Performing Arts   X    Art   X    Language   X    Culinary   X    Fitness   X    Special Interest Miscellaneous   X   Recreation Programs: Sports       School Age Sports  X     Tennis Lesson/Camps   X    Softball  X     Miscellaneous Sports/Camps  X    Events/ Celebration       City Sponsored X      City‐Wide X      Movies/Music in the Park X      Pet Parade X      Other Events X     Facility Usage       City Functions (e.g. commissions) X      Co‐Sponsored Organization X      Non‐Profit X      Fields (Youth: Non‐Profit)  X     Fields (Adult: Non‐Profit)  X     Tennis Courts  X     Picnic Rentals (Private Party)   X    Private Rentals   X    Fields (For Profit)   X    Contracted Venues (For Profit)   X     DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 5 of 17 It should be noted that discussions regarding the potential (or desirability) for full cost recovery do not  apply to Parks and Recreation Services as a whole. Park and recreation programs occupy a unique service  niche in local government. A breadth of recreation and park services provides a general community benefit  that warrants a significant measure of subsidization. Normally, market/economic and social/political  pressures will dictate or heavily influence the fee levels for these discretionary programs.    Low Recovery Expectations   Low to zero recovery is expected for programs in this category as the community benefits from the  service. Non‐resident fees (if allowed) may provide medium cost recovery.  In general, low cost programs or activities in this group provide a community wide benefit. These  programs and activities are generally programs or activities enhancing the health, safety and livability  of the community and therefore require the removal of a cost barrier for optimum participation.  For  example:   Parks ‐ As long as collecting fees at City parks is not cost‐effective, there should be no fees  collected for general use of parks and playgrounds. Costs associated with maintaining the  City's parks represent a large cost for which there is no significant opportunity for recovery ‐  these facilities are public domains and are an essential service of City government.   Senior Classes/Events ‐ The primary purpose of senior classes and events is to encourage  participation. The seniors served in these classes may not have the means of paying for the  classes. The classes should continue to be offered in collaboration with outside agencies  when possible.   Pilot Programs ‐ In any program year, certain classes or activities may be offered on a “pilot” basis  at subsidized levels to determine initial interest and how favorably the program would be  received overall.   Events/Celebrations ‐ Community Services events provide opportunities for neighborhoods  to come together as a community and integrate people of various ages, economic and  cultural backgrounds. Events also foster pride in the community and provide opportunities  for volunteers to give back. As such, the benefits are community‐wide. In addition, collection  of fees are not always cost effective.   Facility Usage ‐ Safe and secure facilities for neighborhood problem‐solving and provision of  other general services support an engaged community and should be encouraged with low or  no fees.    Medium Recovery Expectation   Recovery of most program costs incurred in the delivery of the service, but without recovery of any of  the costs which would have been incurred by the department without the service. Both community  and individuals benefit from these services. Non‐resident fees if allowed may provide higher cost  recovery.   Youth Sports / Camps – Programs that encourage outdoor fitness for youth should be offered  at moderate fees to encourage use of City facilities and help defray the cost of their  maintenance.   Field Usage and Tennis Courts – Cost should be kept low for local non‐profit organizations  providing sports leagues open to residents and students in Burlingame Schools that  encourage healthy lifestyles and lifelong fitness. Opportunities exist to collect a reasonable  fee for use to defray citywide expenses for tennis facilities and fields.    DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 6 of 17 High Recovery Expectations   Present when user fees charged are sufficient to support direct program costs plus up to 100% of  department administration and city overhead associated with the activity. Individual benefit foremost  and minimal community benefit exists.  Activities promote the full utilization of parks and recreation  facilities.   Programs ‐ Activities in this area benefit the individual user. Programs, classes, and sports  leagues are often offered to keep pace with current recreational trends and provide the  opportunity to learn new skills, improve health, and develop social competency. The services  are made available to maximize the use of the facilities, increase the variety of offerings to  the community as a whole, and spread department administration and city‐wide overhead  costs to many activities. In some instances offering these activities helps defray expenses of  services with no viable means of collecting revenue e.g. parks, playgrounds, etc.   Facility Usage – Facility use is set at a higher rate for the private use of the public facility for  meetings, parties, and programs charging fees for services and celebrations.   Contracted Venues ‐(for profit)‐ Long term arrangements where a facility is rented or  contracted out to reduce general funding expense in order to provide specialized services to  residents.    Development Review Services   Planning (planned development permits, tentative tract and parcel maps, re‐zonings, general  plan amendments, variances, use permits)   Building and safety (building permits, structural plan checks, inspections)    General Categorization of Programs, Services, Activity, and Facilities Low Cost  Recovery  (0‐30%)  Mid Cost  Recovery  (31‐80%)  High Cost  Recovery  (81‐100%)  Pre‐Applications          Preliminary Plan Check  (New Construction*)     X    Preliminary Plan Check (Remodel*)     X    Zoning Verification/ Property Profile Letter        X  Applications    Ambiguity/Determination Hearing before Planning  Commission (applies to Planning, Fire, and Building  requests)     X  Amendment/Extension of Permits    X  Antenna Exception Fee     X  Appeal to Planning Commission of administratively approved  permits/appeal to City Council of Planning Commission decisions    X    Conditional Use Permit      X   Design Review, Single‐Unit Residential   X   Design Review, Multi‐Unit Residential   X   Design Review, Commercial   X   Design Review, Amendment   X   DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 7 of 17 General Categorization of Programs, Services, Activity, and Facilities Low Cost  Recovery  (0‐30%)  Mid Cost  Recovery  (31‐80%)  High Cost  Recovery  (81‐100%)  Design Review – Handling Fee    X  Information Submittal to Planning Commission    X  Pre‐Application Development Agreement    X  Fence Variance       X  Minor Modification       X  Hillside Area Construction Permit     X  Accessory Dwelling Unit   X    Reasonable Accommodation    X  General Plan Amendment / Re‐zoning     X  Special Permit     X  Variance     X  Wireless Communications Administrative Use Permit     X  Plan Recheck Fee          More than two revisions to plans     X    Major redesign of project plans     X  Cannabis Operator Review     X  Environmental          Categorical Exemption       X    Negative Declaration     X    Initial Study/Mitigated Negative Declaration and/or with  a Responsible Agency      X    Impact Report     X    Posting Fee, Negative Declaration and EIR     X  Parks  Review             Arborist Review (when required)     X  Engineering  Review           Single Family     X  Multi‐Family     X  Commercial / Industrial     X  Env. Review   X  Traffic & Parking Studies   X  Noticing          All Other      X    Design Review,     X  DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 8 of 17 General Categorization of Programs, Services, Activity, and Facilities Low Cost  Recovery  (0‐30%)  Mid Cost  Recovery  (31‐80%)  High Cost  Recovery  (81‐100%)    Minor Modifications or Hillside Area Construction  Permits      X    General Plan Amendment     X    Environmental Impact Report     X    City Council Appeal X        Wireless Communications     X  Sign            50 square feet or less    X    Over 50 SF and less than 200 square feet    X    Over 200 square feet    X    Sign Variance     X    Temporary Sign Permits     X  Other Fees          Temporary Use Permit      X   SB330 Processing   X   SB9 Processing   X  Building Fees    General Categorization of Programs, Services, Activity, and  Facilities  Low Cost  Recovery  (0‐30%)  Mid Cost  Recovery  (31‐80%)  High Cost  Recovery  (81‐100%)     Building Permit Fees Based on Valuation   X   Building Permit Fees Not Based on Total Valuation             All inspections outside normal business hours (minimum  charge is for 2 hours)     X      All reinspection fees (minimum 1 hour)     X    Plan Review Fees            Basic Plan Check Fee     X     Energy Plan Check Fee   X    Disabled Access Plan Check Fee   X    Review of Request for Alternate Methods & Materials   X     Review of unreasonable hardship request     X      Planning Department Plan Check      X      Plan revisions subsequent to permit issuance     X     Engineering Division Review   X     Arborist Review Fee    X    DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 9 of 17 General Categorization of Programs, Services, Activity, and  Facilities  Low Cost  Recovery  (0‐30%)  Mid Cost  Recovery  (31‐80%)  High Cost  Recovery  (81‐100%)     Plumbing Permit Fees           Plumbing Permit Issuance   X    New Residential Buildings   X    New Commercial Buildings   X     Fixtures and Vents (each fixture)    X      Sewer and Interceptors (each)    X      Water Piping and Water Heaters    X     Gas Piping Systems   X     Irrigation Systems and Backflow Prevention Devices     X      Swimming Pools / Spa       X      For each appliance or fixture which no fee is listed    X      Plan Review    X    Mechanical Permit Fees           Permit Issuance   X    New Residential Buildings   X    New Commercial Buildings   X    Furnaces   X    Boilers, Compressions, Absorption Systems   X    Air Conditioners   X    Air Handlers   X    Ventilation & Exhaust   X    Miscellaneous appliance   X    Plan Review   X   Electrical Permit Fees           Permit Issuance   X    New Residential Buildings   X    New Commercial Buildings   X    Swimming Pools   X    Temporary Power   X    Receptacle, Switch, and Lighting Outlets   X    Residential Appliances   X    Non‐Residential Appliances   X    Power Apparatus   X    Photo Voltaic Systems ‐ Residential   X    Photo Voltaic Systems ‐ Commercial   X    Busways   X   DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 10 of 17 General Categorization of Programs, Services, Activity, and  Facilities  Low Cost  Recovery  (0‐30%)  Mid Cost  Recovery  (31‐80%)  High Cost  Recovery  (81‐100%)      Signs, Outline Lighting, and Marquees   X    Services   X    Miscellaneous ‐ Apparatus, Conduits, and Conductors   X    Plan Review   X   General Fees            Building Moving    X       Accessory Dwelling Unit Amnesty Permit ‐ Building Official  Inspection Deposit     X      Low Recovery Expectations  Low to zero recovery is expected for services in this category to maintain open and accessible  government processes for the public, encourage environmental sustainability and encourage  compliance with regulatory requirements.  Example of Low Recovery items:    Planning – The fee for City Council Appeal Noticing is set well below full cost recovery so as to  not be cost prohibitive.    Medium Recovery Expectations   Recovery in the range of 30% to 70% of the costs incurred in the delivery of the service reflects the  private benefit that is received while not discouraging compliance with the regulation requirements.   Planning‐ The fees for applicants who wish to appeal a Staff Decision or for a Burlingame  resident or neighbor who wishes to appeal a decision of the Planning Commission is  purposefully lower than full cost recovery to allow for accessibility to government processes.     Planning – Accessory Dwelling Unit fees are largely set at mid cost recovery levels due to the  desire to encourage the development of these units.    High Recovery Expectations  Cost recovery for most development review services should generally be high. In most instances, the  City's cost recovery goal should be 100%.   Planning‐ Most Development Pre‐Application and Application fees, including plan recheck,  rezoning, variance and special use fees are set at full/high cost recovery levels, as the cost of  these services should be borne mainly by the applicant.     Planning ‐ Most noticing costs associated with Development Applications should be borne by  the applicant; these fees are established at a high range of cost recovery.   Building ‐ Building Valuation Inspection and Plan review fees are set at high cost recovery  levels as benefits accrue to the applicant only.   Building – The fees established for inspections outside of normal business hour and all re‐ inspections are costly, and only the applicant receives the benefit of such services; these fees are  intended to fully recover the City’s costs.     DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 11 of 17 Public Works Department – Engineering   Engineering (public improvement plan checks, inspections, subdivision requirements,  encroachments)    General Categorization of Programs, Services, Activity, and  Facilities  Low Cost  Recovery  (0‐30%)  Mid Cost  Recovery  (31‐80%)  High Cost  Recovery  (81‐100%)  Encroachment Permits          Minor (no excavation involved)     X    Sewer Lateral Test     X     Sewer Lateral Replacement                                                         (with Sidewalk Fee)     X   Sewer Lateral Re‐Test   X   Storm Service Connection (with sidewalk fees)   X    Water Service Connection (with Sidewalk fee)     X    Fire System Connection (with Sidewalk fee)   X   Standalone Street Excavation/Trench Work   X    Utility Potholing or Installation/Decommission of Monitoring  Well   X   Sewer Cleanout Installation   X   Sidwalk Underdrain   X    Sidewalk/Driveway up to 200 S.F. (includes Curb Drain)     X    Sidewalk Closure/ Pedestrian Protection     X    Traffic Control       X    Block Party (includes up to 6 barricades)   X     Commercial Areas and Construction Purposes   X    Moving Only Purposes (Residential Area)   X    Large Development Projects   X  Special Encroachment Permits        Subsurface Shoring Systems:            • Per 10'‐20' deep tieback     X      • Per >20' deep tieback     X      • For permanent space used     X    Permanent structures, such as retaining walls, fences     X    Non‐permanent installations, such as tables, chairs, planters     X  DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 12 of 17 General Categorization of Programs, Services, Activity, and  Facilities  Low Cost  Recovery  (0‐30%)  Mid Cost  Recovery  (31‐80%)  High Cost  Recovery  (81‐100%)  General Fees           Demolition Permit (in addition to any Building Department‐ issued Demolition or Construction Permit):     X      Includes sewer, water and  sidewalk replacement     X      Add fire line    X       Add curb drain     X      Add sidewalk closure     X      Add PG&E     X      Address Change     X    Single Trip ‐ Transportation Fee (Fixed rate set Per Caltrans) X        Leaf Blower Testing Certification Fee     X    Creek Enclosures     X    Abandonment of Public Utility Easement     X    Hauling Permit     X   Parklet Permits   X   Deposits or Bonds for Encroachment Permit Work          Openings in Public Right‐of‐Way      X    Not in Sidewalk or Street     X   Not in Street       Street Roadway Opening (AC Pavement Restoration)     X    Water Main Modification       X   Sewer Main & Storm Drain Modification        Street Lighting     X  Subdivision Maps          Lot Line Adjustment       X    Lot Combination       X    Subdivision Map       X   City Benchmark Maintenance        Condominium Map       X  Stormwater Pollution Prevention Construction Permits        ** The fees represent the labor cost to inspect and security deposit        Type 1 Project: Single family dwellings with 1st or 2nd floor  additions on a 10,000 sf lot or smaller   X  DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 13 of 17 General Categorization of Programs, Services, Activity, and  Facilities  Low Cost  Recovery  (0‐30%)  Mid Cost  Recovery  (31‐80%)  High Cost  Recovery  (81‐100%)     Type 2 Project: Multi‐family dwellings of commercial  additions (excluding tenant improvements) that are on a  10,000 sf lot or smaller     X    Type 3 Project: Any project 10,000 sf up to an acre lot   X    Type 4 Project: Any project greater than one acre in size   X  Wireless Communication Facilities          Review of Wireless Permit Applications    X   Wireless Permit Application Appeal Fee   X  Planning Application Reviews          Single Family Dwelling     X    Multi‐Family      X    Commercial/Industrial      X    Environmental Review       X    Traffic and Parking Studies       X  Building Permit Review          Review and Inspection on Buildign Permits    X  Grading Permit          1 – 100 cubic yards       X    101 – 1,000 cubic yards       X    1,001 – 10,000 cubic yards       X    Over 10,000 cubic yards       X  Environmental Compliance          Stormwater Inspection for Industrial / Commercial Facilities    X  Low Recovery Expectations  Low to zero recovery is expected only for services that provide a community‐wide benefit.  However, the nature of most of the Public Works services provided for a fee are intended to  enhance a private property or land use specific to a particular development application.  Low  cost recovery expectations are generally limited to those services required to maintain the  livability of the community. Examples of Low Recovery items:   Single Trip Transportation Fee – this fee is set by Caltrans    Medium Recovery Expectations  Recovery in the range of 30% to 70% of the costs incurred in the delivery of the service.  Typically both the community and individuals benefit from these services. There are no  engineering services that are applicable.     DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 14 of 17 High Recovery Expectations  Recovery in the range of 70% to 100% when user fees charged are sufficient to fully recover  costs of providing the service. Individual benefit is foremost and minimal community benefit  exists. Most services provided by the Public Works Department fall in this area.   For Encroachment Permits where the public right of way is used or impacted on a  temporary or permanent basis for the benefit of the permittee, full cost recovery is  appropriate.   Development Permit applications, including construction and demolition permits,  subdivision maps, environmental review, traffic and parking studies and grading permits,  are for services that benefit only the applicant (with few exceptions), and command  higher cost recovery levels.          Public Safety ‐ Police Services (Police Reports, False Alarms, Parking Permits, Abatements,  Emergency Response, Background Investigations)    General Categorization of Programs, Services, Activity, and  Facilities  Low Cost  Recovery  (0‐30%)  Mid Cost  Recovery  (31‐80%)  High Cost  Recovery  (81‐100%)     Vehicle Release     X    Police Reports Copies X        Fingerprint Rolling Fee X        Videotapes/CD’s/DVD’s   X      Clearance Letter   X      Repossessed Vehicle X        Preferential Parking Permits (Residential Permit Parking Program)      Issuance (up to 2 permits for same address)   X        Annual renewal (up to 2 permits for same address)   X        Charge for replacement of lost permit   X        Burlingame Ave. Downtown Area Parking Permit    X     Driving Under Influence (DUI) Fees     X    Security Service (Outside Detail ‐ minimum charge of four  hours)   X      Alarm Permits X        False Alarm Charge            1 to 2 false alarms X          3 to 5 false alarms X          6 or more false alarms  X         Any false alarm for which no alarm permit has been issued X        Live Entertainment Permit     X    Single Event Permit X     Peddlers and Solicitors   X      DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 15 of 17 General Categorization of Programs, Services, Activity, and  Facilities  Low Cost  Recovery  (0‐30%)  Mid Cost  Recovery  (31‐80%)  High Cost  Recovery  (81‐100%)     Curb Painting X        Tanning Salon            Application     X      Sale or Transfer     X      Renewal     X    Massage Operator            Application     X      Sale or Transfer     X      Renewal     X    Model/Escort Service          Application     X      Sale or Transfer     X      Renewal     X    Private Patrol Company            Application    X      Renewal    X    Taxi Driver            Application X         Renewal X       Taxicab Annual Inspection    X    Valet Parking    X    Concealed Weapon     X    Fortune Teller     X    Unruly Gathering     X    Tobacco Retailer Permit        Annual Retailer Permit    X      New Tobacco Retailer Application    X    Special Events & Street Closing Permit        Application X          Sidewalk Closure    X      Road Closure    X    Verification of non‐resident “proof‐of‐correction” citations X          Low Recovery Expectations   Low to zero recovery is expected for services in this category as the community generally  benefits from the regulation of the activity. The regulation of these activities is intended to  enhance or maintain the livability of the community. However, in some instances the  DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 16 of 17 maximum fee that can be charged is regulated at the County or State level and therefore the  City fee is not determined by City costs (i.e., repossessed vehicle, copies of documents).   Fingerprint Rolling Fee – Because this activity is required for many of the City‐issued  permits, the cost of this activity should remain low to the recipient to ensure the proper  permits are obtained.   Alarm Permits/False Alarms ‐ primarily residential. Because alarm permits/registration  provides updated contact information so that public safety personnel can communicate  directly with the property owner, lower cost recovery is appropriate.  Property owners  with current alarm permits can experience 2 false alarms with no assessment of  additional fees.   Clearance Letters and Proof‐of Correction citations are issued at low or no cost to the  recipient.  These routine services are considered available to all members of the  community.   Permits for Taxi Driver services are offered at low cost recovery levels to encourage  compliance.   Curb Painting ‐ permits for this low‐risk activity should be offered at low cost recovery levels  because the service enhances public safety efforts and convenience for the community at  large.    Medium Recovery Expectation  Recovery in the range of 30% to 70% of the costs of providing the service.  Both community  and individuals benefit from these services.   Alarm Permits/False Alarms ‐ Although prompt alarm response provides a disincentive to  crime activity, excessive false alarms negatively impact the ability of timely police  response to legitimate alarms.   Preferential Parking Permits are provided to allow vehicles to be parked without  restriction in the permit area of the vehicle’s registered address.  The public benefits from  having parking available in certain neighborhoods, but because residents are impacted by  the lack of parking close to their homes, full cost recovery of these permits is not  appropriate.   The use of Security Service Detail services actually complements the City’s existing Public  Safety efforts by providing extra coverage of non‐recurring private events.  Full cost  recovery would be prohibitive, discouraging use of these available resources, and  stressing regular shift coverage.     High Recovery Expectations  Recovery in the range of 70% to 100% when user fees charged are sufficient to recover costs  of the service provided. Individual benefit is foremost and minimal community benefit  exists. Items such as DUI Emergency Response, Vehicle Releases, and Unruly Gathering are  punitive in nature and the costs should not be funded by the community. Other services for  which 100% of the cost for services is recovered include:   Applications/Sale or Transfer/ Renewal of Permits for Tanning Salon, Massage Operators,  Model/Escort Services ‐ the fee charged for these required permits are set at high levels  DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C City of Burlingame Financial Policy Document User Fee Cost Recovery Page 17 of 17 of cost recovery as they allow adult‐oriented services to be offered by the business at a  profit for the benefit of customers.  No community benefit is afforded.    Live Entertainment Permits are issued solely for the benefit of the business providing the  entertainment, and should not be subsidized by the general public.   Concealed Weapon Permits require intense background checks.  Because such permits  are issued solely for the benefit of the applicant, a 100% cost recovery is appropriate.     Library  (Library Cards, Overdue Fines, etc.) ‐ fees are primarily established by the  Peninsula Library Service.  Certain medias/supplies for purchase (flash drives,  headphones, etc.) may be made available as a service to patrons at the City’s cost    Administrative Services – City Clerk and Elections, Finance (Copying Charges,  Postage, etc.) ‐ fees are primarily set by regulations and are generally high cost recovery or  pass‐thru charges.  DocuSign Envelope ID: 4027046B-53E3-4982-8C7E-065F2CF2151C